Le programme de planification Neoprins, par Gudrun Vandekerckhove & Jean-Claude Ponslet

NEOPRINS

Ou comment planifier efficacement les trajets de production

Jean-Claude Ponslet - Gudrun Vandekerckhove

Dans les trajets de production, trois facteurs sont d'une importance déterminante pour la réalisation d'un produit: le facteur "temps", le facteur "prix de revient" et le facteur "planification". Pour obtenir des trajets de production plus courts à un coût moins élevé, il faut que les différents processus d'exploitation bénéficient d'une harmonisation optimale et intégrée. A cet égard, les aspects techniques jouent évidemment un rôle important. Mais le trajet ne peut réussir dans sa totalité que si les facteurs humains sont pris en compte, ainsi que l'organisation environnante C autrement dit, si plusieurs services collaborent efficacement. C'est dans ce but qu'a été créé NEOPRINS.

Qu'est-ce que NEOPRINS?

NEOPRINS est un système de planification de production, de suivi et d'information pour tous les ouvrages papier et électroniques de Ced-Samsom. Le programme est une nouvelle (NEO) version du programme stand-alone PRINS (Production-Information-Système), qui a servi fidèlement, des années durant, à l'enregistrement et au suivi de la production en cours.

Ce nouveau programme, qui fonctionne en réseau, permet d'appréhender

l'avenir : ce qu'il faut produire à court et à long terme,
le présent : ce qui est effectivement en production et
le passé : ce qui a été publié.

L'information est toujours d'actualité, parce que la banque de données est mise à jour en permanence par les services concernés. L'important est que le trajet de production débute à la source, c'est-à-dire au niveau de la relation entre le rédacteur et ses auteurs, et se termine par la mise en oeuvre via MIDAS. Cela signifie que tous les départements impliqués dans la réalisation d'un produit C les centres d'édition et leurs cellules de production, le département Marketing, le département Production Centrale, la Maison de Vente par Correspondance et l'Administration des Ventes C peuvent tirer des informations de NEOPRINS, ainsi qu'en apporter au système.

Comment le projet NEOPRINS est-il réalisé?

L'équipe qui encadre ce projet comprend l'analyste-programmeur Jean-Claude Ponslet et la chef de projet Gudrun Vandekerckove. Nicole Puelings (département Planification et Production Centrale) est responsable de l'introduction des fichiers de base dans NEOPRINS et de leur mise à jour.

L'analyse des processus est réalisée via l'approche "bottom-up", c'est-à-dire que les processus sont analysés avec les exécutants actuels. Le résultat de l'analyse est programmé en Clipper et toute nouvelle application est soumise à des tests approfondis.

Chaque utilisateur reçoit une formation de base, afin d'apprendre où et comment retrouver l'information. A l'heure actuelle, ces utilisateurs sont au nombre de 207. Leurs questions pratiques, ils peuvent évidemment les poser directement à l'équipe du projet. En outre, des informations détaillées sur les nouvelles applications leur parviennent par l'intermédiaire de la lettre d'information "NEOPRINS News". Ces informations sont également disponibles sur Internet, à l'adresse https://www.kluwer.be

Quelles sont les possibilités de NEOPRINS?

Grâce à l'approche "step-after-step" du projet et à l'implication active des utilisateurs, le programme NEOPRINS comporte désormais de nombreuses possibilités. Pour n'en citer que quelques-unes:

Module "gestion des produits" : contient une banque de données de tous les produits avec leurs publications, éléments et données administratives. Le codage (7-2-4 code Midas) est le même que celui utilisé par le système Midas.
Module "planning des publications" : informe sur le budget (futur lointain), le budget adapté (futur proche), le planning confronté à la réalité (présent) et les publications terminées (passé). A noter: la fonction "early-warning", qui signale automatiquement, grâce à des mécanismes de calcul rétroactif, quand il faut donner à l'auteur le premier signal pour la livraison de son manuscrit.
Module "activités externes" : toutes les activités confiées à des collaborateurs extérieurs, C corrections, dactylographie, projets graphiques, impression, mise en pages, C sont enregistrées dans NEOPRINS. La sélection d'un collaborateur extérieur (la banque de données en reprend quelque 120) se déroule de façon quasi automatique et, grâce à ces listes, les allers-retours peuvent être contrôlés et corrigés. FINAM demande régulièrement à la banque de données des informations relatives aux bons de commande, numéros de facturation, etc.
Module "listes" : il est possible d'établir des listes personnalisées.
Module "ordres d'expédition" : instructions à la maison de vente par correspondance en vue d'expliquer les éléments et la composition d'un envoi. L'ordre d'expédition est produit automatiquement.
Mise en mémoire automatique de données issues de MIDAS, comme la date de la poste et la date de mise en oeuvre. Ces données sont introduites online dans la banque de données NEOPRINS.

Actuellement, la banque de données rassemble 2.537 produits, 15.372 publications avec leurs différents éléments, 116.572 phases et 228 sortes de listes personnalisées, soit une énorme quantité de données. Toutes les activités, toutes les informations et données complémentaires relatives à une publication sont introduites et centralisées auprès de la publication concernée. Cette formule rend l'ensemble clair, complet et facile à consulter.

Au moment de la publication de cet article, de nouveaux modules et idées seront évidemment en voie d'élaboration ou déjà en programmation. Je pense par exemple à la demande d'un module "conversion" et d'un module "marketing". Une chose est sûre: NEOPRINS, c'est une histoire à suivre.

Du côté du marketing

NEOPRINS ayant été accueilli très favorablement par le département Production, nous avons lancé, au sein du département Marketing, un groupe de travail pour l'implémentation de NEOPRINS dans le processus de production marketing. Du point de vue de la complexité et des phases successives, en effet, le trajet de production du matériel de promotion ne doit le céder en rien à celui des publications papier et des ouvrages électroniques.

Une des premières étapes a consisté à mettre au point une série de chaînes standard indispensables à l'exécution d'un processus de production dans NEOPRINS. Ces chaînes reprennent toutes les phases à observer pour mener une action dépliant à bonne fin, de la demande d'un numéro d'action (cf. le numéro Midas pour la production) jusqu'à la mise à la poste du dernier envoi (cf. la mise en oeuvre pour la production).

Pour l'instant, le marketing NEOPRINS est déjà utilisé pour tester un certain nombre d'actions dans le cadre d'un de nos centres d'édition. Le système, qui sera opérationnel à partir d'août 1998, permettra de suivre d'un bout à l'autre le processus de production de toutes les actions de marketing et de le corriger si nécessaire.