<Neoprins>         Of het doeltreffend plannen van productietrajecten         Jean-Claude Ponslet - Gudrun Vandekerckhove – Many Thijs In productietrajecten zijn drie factoren van doorslaggevend belang voor de efficiënte realisatie van een product : de factor "tijd", de factor "kostprijs" en de factor "planning". Kortere productietrajecten tegen een lagere kostprijs vereisen dat de verschillende bedrijfsprocessen optimaal en geïntegreerd op elkaar worden afgestemd. Technische aspecten spelen hierbij uiteraard een belangrijke rol. Het volledige traject heeft echter maar kans van slagen als er ook rekening gehouden wordt met menselijke factoren en met de organisatie daaromheen m.a.w. als verscheidene afdelingen efficiënt samenwerken. Met dat doel voor ogen is NEOPRINS ontstaan.                     Wat is NEOPRINS?         NEOPRINS is een productieplannings-, opvolgings- en informatiesysteem voor alle folio- en elektronische uitgaven van Ced.Samsom. Het programma is een nieuwe (NEO) versie van het stand-alone programma PRINS (Productie- Informatie-Systeem) dat jarenlang trouw diende voor registratie en opvolging van de lopende productie. Dit nieuwe programma werkt in netwerk en laat toe om een inzicht te krijgen in de toekomst : wat moet er geproduceerd worden op korte en lange termijn het heden : wat is er daadwerkelijk in productie en het verleden : wat werd er gepubliceerd. De informatie is actueel omdat de databank voortdurend à jour wordt gehouden door de betrokken afdelingen. Belangrijk is dat het productietraject reeds start bij de bron nl. de redacteur met zijn auteurs en eindigt met de inomzetneming via MIDAS. Dit betekent dat alle afdelingen die betrokken zijn bij de realisatie van een product t.w. Uitgeefcentra en hun productiecel, de afdeling Marketing, de afdeling Centrale Productie, het Verzendhuis en de Verkoopadministratie informatie uit NEOPRINS kunnen halen en inbrengen.           Hoe wordt het project NEOPRINS gerealiseerd?         Het team dat dit project begeleidt bestaat uit de analist-programmeur Jean-Claude Ponslet en projectleider Gudrun Vandekerckhove. Nicole Puelings (afdeling Planning en Centrale Productiebegeleiding) is verantwoordelijk voor het inbrengen en à jour houden van de basisbestanden in NEOPRINS. De procesanalyse gebeurt via de "bottom-up" benadering, d.w.z. dat de processen met de huidige uitvoerders worden geanalyseerd. Het resultaat van de analyse wordt geprogrammeerd in Clipper en elke nieuwe toepassing wordt grondig getest. Elke gebruiker krijgt een basisopleiding, hij leert waar en hoe hij informatie kan terugvinden. Momenteel zijn er 207 gebruikers. Met praktische vragen kan elke gebruiker uiteraard terecht bij het projectteam. Bovendien worden alle gebruikers ook nog eens via het blaadje "NEOPRINS-news" geïnformeerd over nieuwe toepassingen. Deze informatie is trouwens ook beschikbaar op Internet via het adres https://www.kluwer.be.           Wat zijn nu de mogelijkheden van NEOPRINS?         Dankzij de "step-after-step"-benadering van het project en de actieve betrokkenheid van de gebruikers is NEOPRINS uitgegroeid tot een programma met tal van mogelijkheden; zoals om er een paar te noemen : Module "beheer producten" : bevat een databank van alle producten met hun publicaties, onderdelen en administratieve gegevens. De codering (7-2-4 Midascode) is dezelfde als deze gebruikt door het systeem Midas. Module "planning publicaties" : geeft informatie over de begroting (verre toekomst), de bijgestelde begroting (nabije toekomst), de planning getoetst aan de realiteit (heden) en de afgewerkte publicaties (verleden). Interessant hierbij is de "early-warning"-functie : via terugrekenmechanismen vanaf de dag dat een publicatie in omzet wordt genomen, wordt automatisch aangegeven wanneer aan de auteur een eerste signaal moet worden gegeven voor het aanleveren van zijn manuscript Module "activiteiten externen" : alle activiteiten die worden ingekocht zoals correctielezen, tikwerk, grafische ontwerpen, drukwerk, opmaak … worden geregistreerd in NEOPRINS. De selectie van een externe medewerker (de databank bevat er zo'n 120) verloopt quasi automatisch en het heen-en-weer verkeer kan via lijsten worden opgevolgd en bijgestuurd. FINAM consulteert regelmatig de databank op informatie met betrekking tot bestelbon, factuurnummer etc. Module "lijsten" : de mogelijkheid bestaat om gepersonaliseerde lijsten te maken vb. De productiestaat m.b.t. het opvolgen van de productie. Module "verzendopdrachten" : instructies voor het verzendhuis waarin onderdelen en samenstelling van een verzending worden toegelicht. Het genereren van de verzendopdracht verloopt automatisch. Automatisch inlezen van data uit MIDAS zoals postdatum en datum in omzetneming. Deze gegevens worden online ingelezen in de NEOPRINS-databank. Momenteel bevat de databank 2.537 producten, 15.372 publicaties met onderdelen, 116.572 fasen en 228 soorten gepersonaliseerde lijsten. Dit is een gigantische hoeveelheid gegevens. Alle activiteiten, alle bijkomende informatie en data die betrekking hebben op een publicatie worden ingebracht en gecentraliseerd bij die betreffende publicatie. Dit maakt het geheel overzichtelijk, compleet en gemakkelijk consulteerbaar. Op het ogenblik dat dit verhaal wordt gepubliceerd zullen allicht nieuwe modules en ideeën volop in uitwerking of programmatie zijn. Ik denk daarbij nog maar aan de vraag naar een module "omzet", een module "marketing", … Eén ding is zeker : het verhaal NEOPRINS wordt zeker nog vervolgd.                 Kanttekening door de marketingafdeling …         Nadat NEOPRINS bij de productie-afdeling zeer positief werd onthaald, startten wij bij de afdeling Marketing met een werkgroep voor de implementatie van NEOPRINS binnen het marketingproductie-gebeuren. Het productietraject van promotiemateriaal moet qua complexiteit en te volgen fasen immers niet onderdoen voor dat van papieren publicaties en elektronische uitgaven. Een van de eerste stappen bestond uit het opstellen van een aantal standaardkettingen die onontbeerlijk zijn om een productieproces in NEOPRINS uit te voeren. In deze ketting zijn dan ook àlle fasen opgenomen die nodig zijn om een folderactie tot een goed einde te brengen en dit te beginnen met het aanvragen van een actienummer (cf. Midasnummer bij productie) tot het op post gaan van de laatste zending (cf. Omzetname bij productie). Voor het ogenblik wordt NEOPRINS-marketing reeds gebruikt om een aantal acties te testen voor één uitgeefcentrum. Vanaf augustus 1998 is het systeem operationeel en laat het toe om het volledige productieproces van alle marketingacties op de voet te volgen en bij te sturen waar nodig.